Mode d'emploi du site web
Bonjour à tous !
Que vous soyez parent, animateur, animé ou simple visiteur… cette rubrique a pour objectif de vous expliquer toutes les fonctionnalités du site web et de ses procédures.
Avant toutes choses, sachez dès à présent que le site web est accessible à deux niveaux différents :
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Le simple visiteur : n’importe quel internaute peut venir surfer sur le site et prendre connaissances de l’ensemble des informations qui s’y trouvent : agenda, convocations, albums photos, forum public, compositions des staffs et leurs coordonnées.
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Le membre inscrit : n’importe quel internaute a également la possibilité de s’inscrire sur le site. Cette inscription, confirmée par le webmaster, lui confère alors un statut particulier donnant droit, dans une certaine mesure, à certaines prérogatives :
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Le simple visiteur enregistré ou l’animé membre de l’unité: ils disposent d'un accès leurs permettant de participer au Tally, à la Newsletter, aux sondages et à certains Forums réservés.
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L’animateur d’une section : ce dernier dispose d’un statut particulier qui lui confère des prérogatives beaucoup plus étendues grâce auxquelles il peut participer à la gestion du site web ET à la gestion de l’unité et de sa base de données.
Pour l’animateur inscrit, quelle différence y a-t-il entre la gestion du site web et la gestion de l’unité ? C’est très simple :
Par gestion du site web, il faut entendre le développement et la gestion du contenu des pages composant le site et toutes ses rubriques. L’animateur a la possibilité de compléter par lui-même les rubriques de l’agenda, des convocations, des photos et des coordonnées de ses membres. Il peut également rédiger des news, créer de nouveaux sondages, écrire dans le Tally, etc. Enfin, son statut lui donne également le droit de participer à tous les forums dont l’accès est restreint à son statut ou à sa section.
Par gestion de l’unité, il faut entendre le développement et la gestion de la base de données de l’unité. Cette base de données est composée des membres inscrits dans l’unité, et non des membres inscrits sur le site web qui est une chose totalement séparée. Ceci signifie que chaque membre de l’unité (et non du site web) dispose d’une fiche membre avec ses coordonnées complètes, son statut dans l’unité (animé, animateur, animateur de section ou d’unité) et sa section d’appartenance. Cette base de données est très pratique car elle permet de gérer l’état des cotisations, de créer des fiches « familles », toutes sortes de listings et de faire du publipostage (impression d’étiquettes ou d’enveloppes).
Il est donc très important de faire la différence entre l’inscription sur le site web et l’inscription dans la base de données. Ce sont deux choses totalement différentes, même si la seconde exige une démarche d’un membre inscrit sur le site web. Par exemple, pour compléter les coordonnées des chefs dans la rubrique « Staff », l’animateur qui s’en occupe doit préalablement s’inscrire sur le site web afin que son statut soit reconnu par le webmaster; après quoi, il aura la possibilité de compléter la base des données en créant une fiche membre pour chacun des membres de son staff et dans laquelle il pourra préciser leur statut dans l’unité et leur section d’appartenance. Ce sont ces deux derniers critères qui leurs permettront d’apparaître automatiquement dans la rubrique « Staff » du menu de leur section.
1. INSCRIPTION SUR LE SITE WEB Vidéo de présentation
1.1. INTÉRÊT
L'inscription permet de devenir membre et de participer, selon le statut octroyé (animé, animateur de section, animateur d'Unité), à la gestion du site web et à la gestion de l'unité et de ses membres. En outre, elle permet également de prendre part aux discussions dans les différents forums de l'unité, de laisser des traces sur le Tally, de participer à la rédaction de la Newsletter, etc.
1.2. PROCÉDURE
Tout d’abord, en cliquant sur inscription, il s’agit de compléter correctement son adresse e-mail à laquelle est alors directement envoyé un code nécessaire à la poursuite de la procédure.
Après quoi, il s’agit de remplir correctement le formulaire et d’indiquer dans la liste déroulante le statut que l’on a dans l’Unité. Ce dernier fera alors l’objet d’une vérification par le Webmaster ou un membre du staff d’Unité avant d’être octroyé. Ce statut a beaucoup d’importance dans la mesure où il définit par lui-même les limites de gestion du site et de l’unité.
Une fois l’inscription terminée et la connexion établie au site web, la page d’accueil des membres proposera directement de compléter le profit. Ce sera l’occasion d’y indiquer le totem, le quali, l’âge, … et d’y mettre sa photo. Celle-ci doit néanmoins respecter une taille maximale de 100 sur 130 pixels.
2. GESTION DU SITE WEB
Une fois inscrit sur le site web avec un statut d’animateur, ce dernier pourra se connecter au moyen de son login et de son mot de passe afin d’avoir accès à la gestion du site web et à la gestion de l’unité (sa base de données).
2.1. PAGE DE PRÉSENTATION DE LA SECTION Vidéo de présentation
En cliquant sur le nom de votre section dans le menu de la colonne de gauche, la page de présentation apparaît. Elle peut être modifiée comme bon vous semble. Pour cela, il vous suffit de cliquer en haut et à droite de la page sur le petit sigle logoff. Une fois terminé, n'oubliez pas d'enregistrer les modifications, de cliquer sur publier la page et de confirmer votre action.
2.2 STAFF Vidéo de présentation
La rubrique "Staff" du menu de votre section est automatiquement composée des membres de l'Unité dont leur statut indique qu'ils font partie de votre section. L'inscription sur le site est donc totalement séparée de la gestion des membres de l'Unité.
Pour qu'un membre apparaisse dans la rubrique "Staff" de votre section, il suffit de rejoindre votre page "Accueil membre" et de cliquer, dans l'encadré "Gestion de l'Unité", sur "Gérer l'Unité, les Sections, les membres, etc.". Après quoi, dans l'encaré "Gestion membres", en cliquant sur "Nouveau membre" et en suivant la procédure, vous aurez la possibilité de sélectionner la fonction et la section concernée par l'inscription. Ce sont ces deux critères qui détermineront votre apparition dans la rubrique "Staff" de votre section.
2.3. AGENDA
La rubrique "Agenda" du menu de votre section reprend automatique toutes les activités qui concernent votre section.
Pour ajouter des évènements, il suffit de se rendre dans l'agenda du staff d'Unité car seul ce dernier offre la possibilité d'en créer de nouveaux en cliquant sur "ajouter une date"
Il est très important de mentionner la section concernée et de laisser "tout le monde" pour l'intérêt de la date.
2.4. CONVOCATIONS
La rubrique "Convocations" du menu de votre sectio reprend automatiquement tous les documents et fichiers divers qui ont été mis en ligne dans la farde propre à votre section. En cliquant sur "Déposer un fichier sur le portail", vous avez la possibilité de selectionner n'importe quel type de fichier pour autant qu'il fasse moins de 12 Mo.
En remplissant le formulaire, à nouveau, n'oubliez pas de mentionner la farde dans laquelle le fichier devra se trouver. Aussi, très important, il est impératif de laisser le niveau d'accès public afin que tous les parents puissent y avoir accès, sans devoir s'inscrire préalablement sur le site web.
2.5. PHOTOS Tuto pour une procédure plus rapide
La rubrique "Photos" du menu de votre section reprend automatiquement tous les albums photos qui concernent votre section. En cliquant sur "gestion des albums photos" dans le petit cadre "options des albums", vous avez la possibilité de modifier, supprimer ou ajouter des photos. Mais aussi et surtout de créer un album.
Pour créer un album, il vous suffit de cliquer sur "créer un album". Après quoi, il s'agit de suivre scrupuleusement toutes les étapes de la technique 1 :
- télécharger les photos --> sélectionner le dossier de sa "section" --> sélectionner ou créer le sous-dossier "année" --> créer un sous-dossier "nom de l'évènement" (pas d'espace ni d'accent)--> sélectionner le sous-dossier de l'évènement qui vient d'être crée --> cliquer sur "sélectionner le dossier en cours"
REMARQUE IMPORTANTE : pour créer un nouvel album, il est nécessaire de créer ou de sélectionner un nouveau dossier qui est totalement vide. Sauf s'il s'agit de rajouter des photos à un album existant, dans ce cas suivez la procédure décrite plus bas.
- cliquez sur "montrer les photos déjà enregistrées" --> cliquez sur parcourir pour sélectionner la photos à ajouter et ensuite sur enregistrer la photo (recommencez cette dernière étape autant de fois qu'il y a de photos à enregitrer dans l'album) --> cliquez à la fin sur "j'ai terminé".
REMARQUE IMPORTANTE : En enregistrant les photos une à une, la procédure peut paraitre longue. La raison est que le site doit redimensionner toutes les photos en 800 px et créer une miniature en 100 px pour chacune d'elles. Je vous conseille dès lors de vous limiter à une centaine de photos par évènement.
- sélectionnez une des photos enregistrées comme photos d'accueil qui s'affichera pour représenter l'album photo --> remplissez les champs "titre de l'album" (ex. Grand Camp Guide à Brûly), "date de l'activité" (ex. Juillet 2008), et "description de l'album" --> sélectionnez la section concernée par l'album (cette fonction pemettra d'afficher l'album dans le menu "photo" de votre section) et indiquez le nom du photographe ou de la personne qui a créé l'album --> cliquez sur créer. Et voilà, c'est terminée !
Pour ajouter des photos à un album existant :
- sélectionnez l'album à gérer --> cliquez sur "ajout de photos" --> cliquez sur "modifier l'album".
- cliquez sur "deposer des photos pour cet album".
- cliquez sur "montrer les photos déjà enregistrées" --> cliquez sur parcourir pour sélectionner la photos à ajouter et ensuite sur enregistrer la photo (recommencez cette dernière étape autant de fois qu'il y a de photos à enregitrer dans l'album) --> cliquez à la fin sur "j'ai terminé".
- cliquez pour finir sur "mettre l'album à jour"
2.6. WEBMAIL
Chaque section a sa propre adresse e-mail. Ce système est intéressant d'une part pour les parents et les animés qui ne devront retenir qu'une seule adresse e-mail quelque soit l'animateur qu'ils souhaitent contacter, d'autre part pour les chefs qui pourront centraliser les messages, faciliter la communication entre eux et épargner leur adresse privée.
Pour avoir accès au compte e-mail, il suffit de cliquer sur la rubrique "Webmail des sections" dans le bas du menu de la colonne de gauche. Ensuite, de compléter l'adresse e-mail en entier (ex. unite@39riviere.be) et le mot de passe adéquat.
3. GESTION DE L'UNITÉ
Outre la gestion du site (Cfr. ci-dessus), tout animateur inscrit sur le site et connecté au moyen de son login a la possibilité de participer à la gestion de l’unité et de sa base de données. En cliquant sur "Gestion de l'unité" dans le menu de la colonne de gauche ou, après s'être rendu sur la page "Accueil membre", en cliquant dans le cadre "Gestion de l'unité", deux menus importants sont disponibles : Gestion membres et Outils généraux.
3.1. AJOUTER UN MEMBRE
Quel est l'intéret de constituer et de compléter une base de données avec tous les membres de l'unité ? Il s'agit d'un intérêt très pratique lors de la création de listings, de la gestion des cotisations et du passage en début d'année.
Dans le menu "Gestion membres", il est possible d'ajouter un nouveau membre à la base de données en cliquant sur "Nouveau membre". En entroduisant son nom et prénom, la base de donnée va d'abord vérifier s'il n'existe pas déjà une fiche famille.
Si c'est le cas, les coordonnées existantes seront les mêmes et il suffira de compléter les données personnelles à ce membre.
Dans le cas contraire, il s'agit de continuer l'inscription en créant une nouvelle famille et, ensuite, en complétant les données personnelles du membre : sexe, date de naissance, section d'appartenance et fonction (animé, animateur,etc.).
Cette procédure est également valable pour les membres de l'unité qui sont chefs car elle leurs permet d'apparaitre automatiquement dans la rubrique Staff du menu de leur section (cfr. point 2.2).
3.2. CONSULTER LA FICHE D'UN MEMBRE
Dans le menu "Gestion membres", il est possible de consulter la fiche d'un membre en cliquant sur "consulter une fiche membre ou famille".
3.3. MODIFIER LA FICHE D'UN MEMBRE
Dans le menu "Gestion membres", il est possible de modifie la fiche d'un membre en cliquant sur "modifier une fiche membre ou famille".
3.4. SUPPRIMER LA FICHE D'UN MEMBRE
Dans le menu "Outils généraux", il est possible de supprimer la fiche d'un membre en cliquant sur "supprimer des membres". Attention, cette opération doit rester exceptionnelle dans la mesure où il est intéressant de garder une trace des membres qui ont été inscrits dans l'unité et qui peuvent alors prendre place dans la section "Anciens". Dès lors, la suppression d'un memnbre ne peut intervenir qu'en cas d'erreur d'inscription.
3.5. CRÉER UN LISTING
Dans le menu "Gestion des membres", il est possible de créer tous les listings souhaités en cliquant sur "listing complet". Cette procédure permet de sélectionner les critères de composition : section, statut animé ou animateur, tranche d'âges, sexe, etc.
3.6. CRÉER UN PUBLIPOSTAGE
Dans le menu "Outils généraux", il est possible de créer un fichier utile au publipostage. La procédure permet les critères de composition et de créer un fichier Excel au format CSV à importer dans votre processus de publipostage.
3.7. GÉRER ET VOIR L'ÉTAT DES COTISATIONS
Dans le menu "Outils généraux", il est possible de consulter l'état des cotisations et de leur gestion.
3.8. APPLIQUER LE PASSAGE AUX MEMBRES
Un autre intérêt de la constitution d'une base de données des membres de l'unité intervient aussi lors du passage annuel. Dans le menu "Outils généraux", après avoir cliqué sur "Passage", il est possible de sélectionner la section et ses membres qui doivent passer d'une section à une autre afin de leurs appliquer le passage. Toutes les données de ces membres sont alors automatiquement transférées à la section qui les accueille.
3.10. GÉRER LA LISTE D'ATTENTE
Lors d'une demande d'inscription dans l'unité, il est possible d'inscrire l'animé sur une liste d'attente. De cette façon, l'information est centralisée et les priorités sont respectées.
Il suffit de créer une nouvelle fiche membre et de préciser que le membre est sur la liste d'attente. Après quoi, il sera possible de conslter l'ensemble des membres qui sont sur cette liste en cliquant sur "Liste d'attente" dans le menu "Gestion des membres".
4. LES OUTILS BONUS
4.1. LE TALLY
4.2. LA NEWSLETTER
4.3. LES FORUMS
4.4. LES SONDAGES
4.5. LE MORSE
4.6. LE CHANSONNIER
4.7. LE COFFRE À OUTILS
4.8. LES ENDROITS DE CAMP
4.9. LES ANNIVERSAIRES
4.10. ACCÉS AU WEBMAIL
4.11. GESTION DES FINANCES
En cliquant sur
ce lien, vous trouverez toutes les expliations nécessaires à l'utilisation de ce module qui s'avère ben pratique.